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国外的设计师团队的周会该怎么开?

Alecsandru Grigoriu是罗马尼亚一家用户体验和数字顾问公司的首席用户体验设计师,偶尔也会教授人机交互的课程

写在前面:

我自己并没有正经带过设计团队,只带过几个实习生。

但确实会有困扰:不知道如何能够有效地帮助他们成长。

参加工作这几年也经历过各种会议形式:

以前在软件公司用的是sprint晨会的方式来保证团队间的信息更新及时性,时间久了就更像是报流水账例行公事;

现在所在的公司用的也是周会的形式,但是大部门内部人员混杂(有运营、开发、支持、设计)事情也多,开会时长不固定,常常一开就是一下午,总之很费精力又不好玩。

我一直觉得设计在沟通和交流中能够迸发出很多有意思的idea,然而现在除了大的设计公司或部门会有分享会之外,大家与同行交流的方式只有群讨论了吧?

好像并没有什么特别好的方式能够帮助本人所在团队的能力提升和交流。


Alecsandru Grigoriu团队这种针对设计师的周会就蛮有效的:

不是为了开会而开会,如果手头上有事也大可以延后会议;

讨论的都是你关心的事情,比如设计趋势之类的;

合理安排时间和会议议程;

锻炼设计能力和提案演说能力。


我觉得有设计团队的各位不妨试试这种方式啦~~~~


————————————我是分割线————————————


如何提高团队凝聚力?如何保证团队间信息透明?团队成员间面对面交流的频率有多高?他们是否需要资源支持?

当一个设计团队开始扩大时,我脑中就会浮现这些问题。作为team leader,我面临着新的挑战:组织周会,保证我的团队沟通顺畅,促进团队发展。

需要讨论的问题

最近我们正在上IDEO的设计课程,它鼓励设计团队每周碰头,讨论并解决现实世界中真实存在的设计问题。上完IDEO的设计课后,我们又跟以前一样,每日开晨会,每周一早上也开会。有意思的是:设计团队总觉得会议缺乏特定议题——尤其当团队中部分成员分隔两地时。我们想,每周在内部召开一次设计会议岂不是美滋滋?

会议形式

我们聚在一起,希望能想出一个符合我们需求的会议框架。这个框架最好能够促进团队沟通,便于分享每个人手头上的任务,清除可能发生的阻碍,解决存在的问题,讨论大家都关心的问题,能够提高个人技能。几次头脑风暴之后,我们想到了一个非常适合这个四人设计团队的会议方式,只耗时一个小时,并给它起了一个有趣的名字:设计

会议框架

简言之,会议包含以下议程:

·         10分钟的时间来回顾当前每人手上的活,以及公司首要的目标和主要结果;

·         15分钟用来分享最近读到过的新鲜资讯、发现的资源和链接(每人最多分享三条);

·         5分钟用来分享上周学到的设计小技巧PS,Sketch或其他软件);比如在Photoshop里任意的控制面板里,按住Alt键就会出现“复位”按钮——惊不惊喜,意不意外?(译者附:比如在【图像大小】面板上,按住alt,右侧【取消】按钮会变【复位】);

·         25分钟讨论会议的主要议题(诸如讨论如何将最新的设计趋势应用到我们的设计中 ,或是如何提高我们的演讲技巧,又或是讨论如何建立我们官网的设计规范);

·         最后5分钟用于总结,确定要采取的具体行动,明确下周开会要讨论的主题。

设计亭的会议框架

记录会议内容的表格模板

基于上述的会议议程,我们设计了一个电子表模板,用来记录所有讨论和分享的议题。实际上这就是一份会议纪要,当我们需要查找资源或者回顾当初做了哪些决定时,方便查看。这个表格能够很好的避免我们在讨论时偏离主题。表格内容根据每周的会议内容做更新,你可以点击这个网址  (需要科学上网哦)修改表格,里面也包含一个我们会议纪要的范例。


周会纪要模板

周会纪要范例

具体怎么操作

只有会议框架和一个会议纪要的模板是远远不够的,我们还需要设定一些基本的规则来保证会议顺利召开。以下是一个会议顺利进行的条件:

1.     所有人必须参加。

2.     周五召开会议——保证大家能够合理预期下周的工作如何安排。

3.     每周制定一个会议主持人来准备会议纪要,根据会议主题做相应安排。确保每个人都在会议纪要上填写他们这一周的任务和推荐的资源。

4.     主持人要主导会议进行,执行每个会议议程。

5.     主持人要确保与会人员不跑题,并且要调动与会人员讨论和表达自我的积极性。

6.     主持人需要做好整场会议的记录,并为需要马上采取措施的行动列一个清单。

7.     会议结束时,要为下周的会议指定一个新的主持人。

8.     1-7条不断重复。


某次设计团队的周会

每10次会议之后做回顾

结果

回顾最初的10次会议,我们看了100+新资源,完成两个设计挑战。

第一个挑战是作为一个UI设计师,如何跳出自己的舒适区——最开始的时候,我们总是用那些安全的模式和表现手法在做设计。为了改变这个现象,我们决定给每个设计师一个任务,结合最新的设计趋势,为一种智能设备设计一套界面。第二个挑战是,提高我们自身和团队的演讲能力。我们去参加各种各样的会议、见面会和训练,这样我们每个人都能够锻炼自己的演讲、辩论的技巧,以及姿态。为此,这25分钟里我们主要锻炼的是大家的推销能力。 我们致力于这两个挑战是很有启发意义的——每一次演讲和参与推销会,大家的进步都有目共睹。这样的会议不止有利于我们团队成长,对于整个公司的发展也有益处。

此外,公司的内容团队也借鉴了我们的会议模式(根据他们的需求不同做了一些调整),开发团队则是在我们的会议模式基础之上,创新了他们自己的会议模式。

举个例子

我们稍微发散出去一点,说说通过这些会议如何能够跳出界面设计的舒适区。

首先,我们设置一次会议的主题为主流界面和网页视觉设计趋势(从明艳色彩、渐变、粗体、柔和阴影、模糊、卡片式设计、自定义网格到语音交互界面设计、视频、VR和AR的用户体验设计——随便举说几个目前的流行趋势)

到下一次会议时,设定一些作业。每个人需要选定一个“智能设备”来针对这个设备设计界面。我们团队成员设计了智能垃圾桶、智能冰箱和智能拖把的操作界面。每个人选了一个方向后独立设计这些概念。这些天马行空的概念让我们能够抛开约束,发挥自己的想象,去发现新的设计模式和趋势。在之后一周的会议上我们演示每个人的设计方案并在25分钟内作出反馈(因为那一周的会议主题就是演示设计方案和反馈)。


概念设计:智能冰箱控制面板的使用界面

(图片: Victor Keller)

概念设计:生物扫描仪的界面

(图片: Victor Keller)

只做一次这样的作业是远远不够的,在接下来的一个月我们又组织了一次智能产品界面设计,这一次我们设计的是煎锅、门铃、遮阳板和生物扫描仪。

概念设计:智能煎锅在智能手表上的界面设计

我们发现这样的设计联系对于整个团队是非常有利的,因此我们决定每月都做一次界面概念设计的主题和相应的提案练习。

概念设计:智能门铃界面设计

 (图片Ion Turcanu)

挑战

在十几次的会议中,我们面临了各种各样的挑战和改变。对于新手来说,在作业完成之前不要与其它团队成员见面,独立完成自己的作业。如果大家手头上活很多,没有时间开会,那么这一周的会议完全可以先跳过不开。此外,团队所有人都要参与会议(那些在休假的人就另当别论了——我们也是人啊,哪能天天都工作啊)。最后一点,计划赶不上变化,我们也得准备好随机应变。

后来我们把【设计小技巧分享】的环节删除了,因为这个环节有点强迫性意味在里面,很多时候都是为了分享而分享了。所以我们决定在真的有小技巧要分享时,再把这些资源和链接写在会议纪要上,平常就把这部分时间匀给主要议题的讨论了。

这个会议计划最开始的时候,只有三个同事参加。而现在已经有越来越多的人加入到会议中来(包括一位正在学习UX准备转型的同事),我们正在考虑是否要延长会议时间。

结语

回顾这段时间的收获与发现,我们会继续采用这样的会议形式。如果时光能够倒流,我们还是会选择这样做,并且会更早地组织这样的会议。会议帮助团队成员沟通、合作和成长。如果你是某个团队的一员,我建议你试试看我们的这种做法,根据你们团队的需求来使用会议纪要的模板


原文链接: https://www.smashingmagazine.com/2017/06/weekly-design-meetings/#after-10-meetings

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