设计战斗力提升!3个实战之术帮你快速提高设计效率!

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天天加班累成狗,没时间喝水甚至没时间上厕所,老板却总说你工作产出少、质量差,感觉力不从心?说到底还是一个核心问题:工作效率!今天大众点评的设计高手从项目管理、时间把控和设计沟通3个方面教你提高效率

提升效率的重要性

首先,作为全职设计师,总会涉及到各种KPI考评,优胜劣汰,高效的设计师更容易获得好结果。

其次,把太多的精力和时间都花在基本工作上,没有时间自我学习与整理,对个人的职业发展不利。

最后,工作并非生活的全部。一天只有24个小时,节省出来的时间,用来逛街,旅游,健身,做些自己喜欢的事,人生才更精彩不是?

怎样提升效率

先来看看设计师在工作中经常遇到的拖稿情况:

  1. 加班把设计做完,却被产品经理告知这和我想的不一样
  2. 每次去和产品过方案,都发现有新的需求变动,持续的改改改
  3. 白天没什么事情,临下班却来了个紧急需求,还得马上完成
  4. 项目异常复杂,理不清头绪,马上就到deadline了
  5. 找素材时看了一天网页,又得加班了
  6. 各方老大意见不一,始终无法确定最终方案
  7. 产品经理自己也不知道想要什么

归根结底可以分为三大类:项目管理、时间把控与设计沟通。

1,项目管理

设计师每周都会接到不同的需求,如何承接和安排自己的工作内容是提高工作效率的基础。

 Step 1: 收集需求

通过邮件、IM等方式把下一阶段的需求收集过来统一安排,会更有利于之后工作的展开。因此,建议设计师(特别是身兼多条产品线的设计师)和产品经理们安排一个固定时间(如每周五下午或每周一上午),花10分钟讨论下一期需求的数量与安排,大致预估下工作量。

Step 2: 对所收集的需求进行再处理

首先,对所收集的需求进行整理,按工作的重要度和难度合理分配时间,可以提高工作效率。只要理清了事情的优先级,就能轻松的决定处理顺序。这方面建议学习《佐藤可士和的超整理术》。

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其次,对需求要有刨根问底的态度,一拿到需求就马上开始画稿,碰到问题再去找产品,这是很多设计新人的习惯,有些甚至到截稿时才找产品过稿,孰不知这是方向跑偏和不断修改的主要原因。表面应付需求无法解决问题,要先了解用户或产品的核心诉求,找出背后真相,才能够得出最合适的解决方案。解决本质问题便不会有因产品方向跑偏导致的重复返工。因此,在与产品沟通时,不妨多问自己和产品几个问题。

这个需求的背景是什么?是为了帮助用户/公司/产品本身解决什么样的问题?解决这些问题需要考虑哪些关键点?现有的和我们理想中的使用场景及流程是怎样的?用户要完成什么具体任务?

目前有哪些内容还没有确定?

这个需求是否存在风险,如果有怎么解决?

另外,有一些不十分明确的需求,照着执行风险很大。所以要思于前,行于后。最后一步才是开始画稿。熟练的技能会显著提升工作效率。就像做菜,必须有一手好刀工,做设计也一样。在提高手速的同时,好用的工具,明确清晰的规范,可以反复调用的模板也是提高工作效率,减少重复工作量的好帮手。

2,时间把控

说到时间管理,不得不提四象限管理法,将所有工作内容/个人目标归入下表中,以不同方式进行处理。

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对个人帮助最大的是重要但不紧急的任务,因为这类任务有较多的时间思考和准备,要好好把握哦。

同时,定期回顾自己的时间花费,在每天,每一阶段的回顾中,对比自己的长期或年度目标,看看哪里做的不好,需要改进,重新做出调整计划。

另外,顺带一提5分钟原则,确切的说是:1秒+5分钟原则,对突然打断的事情,先记录手头工作状态,然后1秒钟评估,5分钟内能解决的,无论是什么事情,马上着手解决,处理完后马上重新回到主任务上来。如果不能在5分钟内解决,就按普通项目处理,分解,排序,处理。

3,设计沟通

这一条与项目管理中的探求需求真相相辅相成,配合使用能大大提升设计效率。

高效的设计沟通,首先需要保证双方在交流时在谈同一件事。这乍看起来很简单,但当沟通双方的意见完全向左时,会从不同方面去佐证自己的观点。比如一个人在讲设计规范,另一个在讲开发周期。都在尝试告诉对方,从自己的专业角度来看该如何处理这个问题。这种沟通方式效率很低,因为双方压根就没有站在同一个层面讲问题。这时,除了设计师在平时完善自身能力,学会从不同的职位角度考虑问题外,及时找有经验的同事来帮助沟通会是行之有效的办法。

同时,及时引入外援能帮助我们更全面客观地看待问题,跳出从“自我”出发看问题时的局限性。在僵持不下时,第三方的介入也给当事人退一步思考的空间,不再是两个人的针锋相对,从更广的角度考虑问题,比较容易达成一致。当双方的观点各有利弊,同时不能同时存在时,不妨找一个能拍板的人,比如老板来做决策,防止讨论停滞不前。

另外,在沟通时不要过早进入细节讨论,每次讨论/会议都应有明确目标,控制讨论的范围,偶尔的偏题不是不可以,但在短时间内无法得出结论时,需要有头脑清醒的人及时把大家拉回主题,必要时,备个闹钟也是可以哒。

另一个高效沟通的经验是及时的反馈,这样可以快速判断当前的想法/设计是否需要调整,并快速跟进。当对方没有及时给答复时,主动追问,以求快速得到结论,展开下一步工作。这时,微信、QQ、电话的效率会比邮件+等待高的多。

有效的工具也有助于提高设计沟通的效率和质量,在此着重推荐纸笔和白板,图形化的沟通方式比单纯的口头描述高效的多。

总结

最后建议大家在每次工作的时候,统计一下自己的完成项目所用的时长,在不降低输出质量的同时,所用时间是否减少,这样量化的统计,可以让督促自我反省和提升,无止境的加班并不是最佳的工作方法。在这方面,自己踩了不少坑,也在不断学习,完善自己的工作方式。

希望这点粗浅的经验总结能够给大家带来帮助。最后,祝设计师永不加班一稿过审!

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